onsdag 26 mars 2014

möten



GENOMFÖRANDE AV MÖTEN
Möten är nödvändiga för att uppnå olika målsättningar och ett betydelsefullt sätt att utbyta info och ha en öppen kommunikation inom och mellan arbetsgrupper. Möten är tidskrävande, onödiga möten kan medföra frustration hos mötesdeltagarna. Ledare har ansvaret att göra möten så effektiva och produktiva som möjligt.

Enligt Guth och Shaw planerar man och genomför möten enligt följande:

1.   Är det nödvändigt att ha mötet? Bestäm mötets syfte och fundera över vad som kommer att kunna uppnås vid mötet.

2.   Sätt upp mål för mötet och gör en plan för hur dessa ska uppnås. Prioritera vad som är viktigast att uppnå med mötet. Uppskatta vilken tid som kommer att gå åt till varje punkt. Lämna en dagordning till deltagarna och ange vilka som ska vara med vid mötet.
3.   Följ dagordningen. Ledaren ska verka för ett trevligt mötesklimat och uppmuntra till diskussion. När diskussionen kommer in på sidospår är det ledarens uppgift att styra diskussionen tillbaka till det som ska avhandlas enligt mötesordningen.
4.   Tillhandahåll viktigt material. Förbered egen presentation och säkerställ att materialet är aktuellt och uppdaterat.
5.   Gör det bekvämt och smidigt. Välj en tid & lokal som passar. Börja mötet på utsatt tid, informera om vilken tid som är avsatt och håll tidsplanen.
6.   Uppmuntra delaktighet. Det är ledarens ansvar att se till att alla mötesdeltagare får komma till tals, ställ direkta frågor till tysta deltagare, det minskar risken för missförstånd om alla får prata.
7.   För protokoll. Notera vilka beslut som togs, vilken diskussion som föregick beslutet, vem som ansvarar för genomförandet samt när och hur det ska följas upp.
Genom att använda sig av ovanstående förberedelser och genomförande blir möten bättre organiserade och effektivare för både ledare och medarbetare.

Inga kommentarer:

Skicka en kommentar